منظور از سربرگ، علائم بصری و نوشته هایی (شامل نام سازمان، آدرس، لوگو، و غیره) است که به طور یکسان و معمولاً به صورت چاپی در قسمت بالای نامه های سازمانی درج می شود. امروزه سربرگ هایی تولید می شوند که این علائم و نوشته های ثابت در کل صفحه (در قسمت پایین یا طرفین) قرار گرفته اند. استفاده از این سربرگ ها اشکالی ندارد، اما فرم استاندارد سربرگ نیستند.

در نگاه اول، سربرگ صرفاً برگه ای است که برای انجام مکاتبات تجاری و اداری توسط سازمان ها، شرکت ها، مؤسسات یا اشخاص حقیقی مورد استفاده قرار می گیرد، اما در حقیقت سربرگ، تبلیغی است کوچک، کم هزینه و در عین حال بسیار مؤثر که می تواند تأثیر بسزایی در جذب یا دفع اولیه مخاطب شما (به ویژه مخاطبان جدید) داشته باشد.

سربرگ، بخشی از هویت شرکت یا سازمان شما را در کنار پاکت نامه، کارت ویزیت، لیبل، و هولوگرام تشکیل می دهد و باید تلاش کنید که تا حد امکان بین این مجموعه هماهنگی وجود داشته باشد.

معمولاً مدیران آن قدر درگیر مسائل مدیریتی خود هستند که به «ریز نکته هایی» مانند سربرگ و تأثیر آن در ایجاد «شخصیت و هویت» سازمانی خود توجه کافی نمی کنند. چاپ سربرگ از اولین اقدامات لازم برای شرکت های نوپا، به ویژه شرکت های خدماتی، است. سربرگی که حرفه ای و گیرا طراحی شده احساس خوبی در مخاطب ایجاد می کند و موجب جلب اطمینان وی می شود. به علاوه، در بلند مدت می تواند به عنوان یک ابزار قدرتمند بازاریابی عمل کند.

از این رو هنگام سفارش یا تهیه سربرگ برای سازمان یا شرکت خود به چند نکته مهم توجه داشته باشید:

اندازه سربرگ، گرماژ کاغذ، رنگ، طراحی، اطلاعات چاپی روی سربرگ، و نوع قلم (فونت).

اندازه سربرگ

سربرگ معمولاً در دو قطع A4 وA5 چاپ می شود. هنگام تصمیم گیری در مورد اندازه سربرگ نکات ذیل را مدنظر داشته باشید.

سربرگ A5 برای مکاتبات کوتاه مناسب است و بدین ترتیب شما مجبور نیستید فونت کلمات را برای پر کردن صفحه A4 بیش از اندازه بزرگ کنید.

سربرگ A4 برای مکاتبات طولانی کاربرد بیشتری دارد و شما مجبور نیستید از دو یا چند سربرگ برای یک نامه واحد استفاده کنید.

البته توجه داشته باشید که قطع A5 نصف قطع A4 است، اما این بدان معنا نیست که عناصر بصری و نوشته های روی سربرگ A5 باید نصف قطع A4 باشند. به عبارت دیگر، اسم و آدرس شرکت بر روی سربرگ باید کاملاً خوانا باشند.

گرماژ کاغذ

گرماژ یا وزن کاغذ و نوع آن، یکی از اساسی ترین مواردی است که باید به دقت انتخاب شود. عموماً برای سربرگ از کاغذ تحریر با 2 گرماژ 80 یا 70 گرم استفاده می شود، اما اگر می خواهید نامه های شما با نامه های عادی تفاوت داشته باشند، باید گرماژ بالاتری را برای کاغذ خود انتخاب کنید. در انتخاب گرماژ کاغذ به این نکات توجه نمایید:

• گرماژ را صرفاً با هدف کاهش هزینه ها پایین در نظر نگیرید. پرینترها معمولاً با کاغذهای سبک مشکل دارند.
• کاغذهای دارای گرماژ بالاتر و جنس مرغوبتر جذابیت ظاهری مکاتبات را افزایش می دهند، اما به فکر هزینه های پستی و افزایش وزن سربرگ نیز باشید.
• استفاده از کاغذهای بافتدار و فانتزی می تواند تأثیرگذاری اولیه نامه های شما را افزایش دهد.

رنگ

هنگام انتخاب رنگ به موارد زیر توجه داشته باشید:

• با توجه به قدرت بالقوه تأثيرگذاري رنگ، از رنگ مناسب استفاده کنید.
• رنگ (ها) را مرتبط با موضوع فعالیت انتخاب کنید.
• مراقب باشید که زمینه خیلی پر رنگ نشود، چون منجر به ناخوانا شدن متن در نگاه اول و یا در هنگام فکس کردن می شود.
• گاه ممکن است با هزینه ای ناچیز و استفاده از یک رنگ آماده (همچون رنگهای نقره ای، طلایی، فسفری و نارنجی) بتوانید به نتیجه دلخواه و ایده آل برسید.
• گرچه استفاده از رنگ های مختلف می تواند سربرگ را زیبا کند، اما استفاده بی مورد و بیش از اندازه از آنها نه تنها غیرحرفه ای است، بلکه ظاهر نامه را موقع کپی یا ارسال فکس (به دلیل سیاه و سفید شدن) خراب می کند.

طراحی سربرگ

استفاده از ایده های خلاقانه و ابتکار عمل در طراحی قالب کلی سربرگ، جسارت در شکستن سنت های معمول (با رعایت کاربری اصلی سربرگ)، نحوه قرارگیری هر یک از اجزا مانند لوگو، عنوان، نشانی، رعایت حاشیه های سربرگ و استفاده از کارشناسان خبره در طراحی از جمله نکاتی هستند که باید موقع طراحی سربرگ مد نظر قرار دهید. تصمیم گیری بهتر در خصوص موارد فوق مستلزم توجه کردن به نکات زیر است:

• نوع فعالیت، محصولات، خدمات، و رسالت کاری شما چیست؟
• نقاط قوت و ضعف سربرگ فعلی شما کدامند؟
• نقاط قوت و ضعف سربرگ رقبای شما کدامند؟
• شما چه استفاده ای از سربرگ خواهید داشت؟ به عنوان مثال، آیا قرار است نامه ها را مستقیم ارسال کنید یا از طریق فکس؟
• بودجه ای که در نظر گرفته اید چقدر است؟
• با پاسخ به سؤالات فوق، می توانید سربرگی را طراحی کنید که بیانگر نوع کسب و کار و رسالت شما باشد و ضمن این که حس خوبی را به مخاطب انتقال می دهد، از «کارایی و اثربخشی» لازم نیز برخوردار باشد و بتواند سازمان یا شرکت شما را به عنوان یک شرکت موفق و حرفه ای جلوه دهد. گاه اولین برخورد شما با مخاطب از طریق سربرگ است و همان طور که می دانید نخستين برخوردها عموماً نقش تعیین کننده ای در شکل گیری روابط آتی شما با مخاطبان دارند.

فراموش نکنید که سربرگ، اثر هنری نیست، برگه تبلیغاتی هم نیست؛ بنابراین، همیشه عنصر «سادگی» را موقع طراحی یا سفارش سربرگ مدنظر داشته باشید.

اطلاعات چاپی روی سربرگ

مواردی همچون آرم یا لوگو، نام سازمان، شماره ثبت، محل درج تاریخ، شماره و پیوست، نشانی دقیق پستی، تلفن و فکس، نشانی وب سایت و پست الکترونیکی از جمله اطلاعات  ضروری جهت درج روی سربرگ است. هنگام درج اطلاعات فوق به نکات زیر توجه داشته باشید:

• اگر می خواهید سربرگ را دوزبانه چاپ کنید  حتماً برای ترجمه اطلاعات از نظرات یک کارشناس زبان  کمک بگیرید.
• قبل از چاپ، اطلاعاتی که قرار است روی سربرگ چاپ شوند را به دقت کنترل کنید.
• لوگو را با وضوح بالا طراحی کنید تا با کیفیت خوب چاپ شود. لوگو بخشی از هویت سازمانی شما است. علاوه بر آن، به کار بردن یک «شعار» کوتاه سازمانی در جای مناسب می تواند تا حدودی معرف و مؤید رسالت سازمانی شما باشد.
• لاک گرفتن و اصلاح اطلاعات چاپی روی سربرگ از لحاظ حرفه ای کار درستی نیست. توصیه می شود به جای لاک گرفتن یا اصلاح غلط های چاپی یا تغییراتی مانند تغییر پیش شماره، موارد صحیح را در انتهای نامه خود ذکر کنید.
• قسمت بالا یا پایین سربرگ را خیلی شلوغ نکنید.
• ممکن است شما مایل باشید که کلیه راه های ارتباطی با شرکت خود (از آدرس پستی و تلفن گرفته تا ای-میل) را روی سربرگ بیاورید، اما شلوغی بیش از حد سربرگ، باعث نازیبا شدن آن می شود. بنابراین، اطلاعاتی که واقعاً ذکر آنها روی سربرگ «ضروری» است را مشخص کنید.

از چه فونتي استفاده كنيم؟

استفاده از فونت مناسب و خوانا برای مطالب مندرج در سربرگ امری است لازم چون در زمان طراحی سربرگ، می توان با توجه به نوع فعالیت سازمان، فونتي متناسب و در عین حال زیبا انتخاب کرد. توجه به شکنندگی و انحنای فونت ها، ضخامت و باریکی آنها، استواری و عدم ثبات یک فونت، اندازه فونت و خوانا بودن آن، از جمله موارد مهم است. برای مثال اندازه (سايز) فونت براي عنوان سربرگ، بسته به تعداد كلمه هاي آن، بین 10 تا 14 تعریف می شود. براي آدرس و تلفن نیز با توجه به کوتاه یا بلند بودن آن، بايد فونت نازك با اندازه 8 تا 12 در نظر گرفت.

استفاده از فونت خیلی درشت، ظاهر سربرگ را غیرحرفهای نشان میدهد و در عین حال فونت های خیلی ریز هم خوانا نيستند (به ویژه زمانی که می خواهید آن را از طریق فکس ارسال کنید). برای کنترل اندازه فونت و خوانا بودن اطلاعات، بهتر است سربرگ را یک بار برای خودتان فکس کنید. از سوی دیگر، محیطهای کاری و اداری عموماً رسمی هستند و لذا بهتر است براي «زیباتر» کردن سربرگ، به هيچ وجه از فونت های متعدد، رنگارنگ، و فانتزی استفاده نکنید.

نشریه سازمان برتر - (شماره 2، تیر و مرداد 89) - شهروز محرم پور